Beschreibung Use Case

Ein sehr häufig angefragter Use Case ist die Überwachung von bestimmten Terminen oder Meilensteinen eines Projekte auf Multiprojekt- bzw. Portfolioebene. Dadurch soll auch im Portfolio auf einen Blick erkannt werden, welche Termine oder Meilensteine erreicht, bald erreicht oder schon in Verzug sind.

In diesem Best Practice erklären wir Dir wie man das in smenso Cloud abbilden kann.

Was du brauchst

Listenflavor:

📆 Date: Date1 | Date 2 | Date 3 | Date 4

Formelflavor:

Date 1, Date 2, Date 3, Date 4 (mit jeweils folgender  Formel)

Achtung: dieser Passus muss je auf Date 1, 2, 3, 4 angepasst werden-   if(flavor("📆 Date")=="Date 1"

persist(
if(flavor("📆 Date")=="Date 1",
if(days(today, duedate)>7,"0",
if(days(today, duedate)<=7&&days(today, duedate)>=0&&status<2,"2",
if(days(today, duedate)<0&&status<2,"3","1"))),0)
)

Die Formel besagt, dass wenn das Fälligkeitsdatum - Heute größer als 7 Tage ist ergibt die Formel eine 0 (Null). Wenn das Fälligkeitsdatum - Heute zwischen 7 und 0 ist und die Aufgabe noch offen ist ergibt die Formel eine 2 (zwei). Wenn das Fälligkeitsdatum - Heute kleiner als 0 ist und noch offen, dann ergibt die Formel eine 3 (drei), in allen anderen Fällen eine 1 (eins).

Der Ausdruck persist() besagt dabei, dass das Ergebnis fest in der Datenbank geschrieben wird (also persistiert) und nicht beim Aufrufen berechnet wird. Dies ist erforderlich, um im nächsten Flavor auf Portfolioebene auf den Wert zugreifen und verarbeiten zu können.

📆 Date 1, 📆 Date 2, 📆 Date 3, 📆 Date 4 (mit jeweils folgender  Formel)

Achtung: dieser Passus muss je auf Date 1, 2, 3, 4 angepasst werden-   sumAll('flavor("Date 1")

persist(
if(sumAll('flavor("Date 1")',0)==1,"🟢",
if(sumAll('flavor("Date 1")',0)==2,"🟡",
if(sumAll('flavor("Date 1")',0)==3,"🔴","")))
)

Diese Formel nimmt den Wert aus der oberen Formel und ersetzt diesen durch ein Ampelicon.

Wenn Date X gleich 1 ist geht die Ampel auf grün, bei 2 auf gelb, bei 3 auf rot, bei allen anderen Werten ist das Feld leer.

Verwendung im Projekt

Nun muss man im Projekt nur noch das Listenflavor 📆 Date einblenden und für den zu überwachenden Termin oder Meilenstein einen der vier Date Werte setzen.

Achtung: Es darf jeder Wert nur einmal im Projekt gesetzt werden!

Überwachung im Portfolio

Wenn dieser Wert im Projekt gesetzt wurde kann nun im Portfolio in der Liste das äquivalente Flavor zum Datum eingeblendet werden. Die Portfolioliste zeigt nun immer den aktuellen Status des markierten Termins oder Meilensteins an. So können wichtige Termine / Meilensteine über das gesamte Portfolio auf einfache Art und Weise überwacht werden.