Ein sehr häufig angefragter Use Case ist die Überwachung von Soll- und Ist Kosten von Projekten auf Multiprojekt- bzw. Portfolioebene. Dadurch soll auch im Portfolio auf einen Blick erkannt werden, wie die Kosten in welchem Projekt stehen bzw. ob bereits Überschreitungen vorliegen.

In diesem Best Practice erklären wir Dir wie man das in smenso Cloud abbilden kann.

Was du brauchst

Formelflavors

🌐 Plankosten

persist(sumAll('cost',1))

In dieser Formel wird die Summe über alle Plankosten ermittelt und in die Datenbank geschrieben (persistiert).

🌐 Istkosten

persist(sumAll('actualcost',1))

In dieser Formel wird die Summe über alle Istkosten ermittelt und in die Datenbank geschrieben (persistiert).

Überwachung im Portfolio

Wenn die Plan- und Istwerte der Kosten im Projekt gepflegt sind, werden diese nun automatisch summiert und die neuen Flavors können direkt in der Portfolioliste eingeblendet werden.

So hat man einen direkten Vergleich zwischen Budget, Plan und Ist.

Optischer Warnhinweis (optional)

Durch das Hinzufügen eines weiteren Formelflavors kann man sehr einfach einen optischen Hinweis hinzufügen, z.B. eine rote Ampel, wenn die Plankosten größer sind als das Budget.

Dazu wird einfach folgendes Formelflavor erstellt:

Budget ⚠️

if(budget>flavor("🌐 Plankosten"),"✔️",
if(budget==flavor("🌐 Plankosten"),"⚠️",
"🛑"))

Die Formel ermittelt folgendes:

Wenn das Budget größer ist als die Plankosten, dann wird ein grüner Haken angezeigt ✔️

Wenn das Budget gleiche ist wie die Plankosten, dann wird ein Warnhinweis angezeigt ⚠️

In allen anderen Fällen wird eine rote Ampel dargestellt 🛑

Der Hinweis kann nun auch in die Projektliste eingeblendet werden. Dies sieht dann so aus:

Kosten in Kostengruppen aufteilen (optional)

Es ist auch möglich die Kosten statt als eine Summe wie oben gezeigt, auch nach verschiedenen Kostengruppen aufzuteilen und diese als Auswertung im Portfolio darzustellen.

Dazu muss jedoch zuerst die Zuordnung zur Kostenart innerhalb der Aufgaben erfolgen. Hierzu legen wir ein neues Listenflavor an, in welchem die gewünschten Kostenarten hinterlegt sind:

💰 Kostenart

z.B.: Investitionen (CAPEX) | Betriebskosten (OPEX) | Sachkosten | Personalkosten | Erlöse

Dieses Flavor kann dann je Aufgabe im Board oder in der Liste verwendet werden.

Zur Darstellung der Summe der einzelnen Kostenarten im Portfolio muss je Kostenart ein Flavor angelegt werden mit der folgenden Formel, z.B. Flavor "Investitionskosten"

persist(sumAll('if(flavor("💰 Kostenart")=="Investitionen (CAPEX)",cost,0)',0))