Projekt Portfolio Management

Projekt Portfolio Management unterstützt dabei, Projekte nicht nur einzeln, sondern im Zusammenhang zu betrachten. Dabei geht es darum, Projekte anhand einheitlicher Kriterien zu vergleichen, Prioritäten transparent zu machen und verfügbare Ressourcen bei der Planung zu berücksichtigen.

Projekt Portfolio Management in Unternehmen

Während sich das Projektmanagement mit der erfolgreichen Durchführung einzelner Projekte beschäftigt, betrachtet das Projekt Portfolio Management die Gesamtheit der Projekte eines Unternehmens oder eines bestimmten Verantwortungsbereichs.

Ziel ist es, ein ausgewogenes Projektportfolio zusammenzustellen und dabei unter anderem strategische Ziele, laufende und geplante Projekte, verfügbare Ressourcen sowie notwendige Investitionen zu berücksichtigen.

Dabei stehen insbesondere zwei unterschiedliche Fragestellungen im Mittelpunkt:

• Machen wir die richtigen Projekte? – Welche Projekte unterstützen die strategischen Ziele und sollten entsprechend berücksichtigt oder priorisiert werden?
• Machen wir die Projekte richtig? – Wie entwickeln sich die laufenden Projekte hinsichtlich Status, Fortschritt, Terminen, Kosten und Ressourcen?

Weitere Fragestellungen können beispielsweise verfügbare Ressourcen, bestehende Risiken, notwendige Investitionen oder Optimierungspotenziale innerhalb des Projektportfolios betreffen.

Projekte im Portfolio strukturieren

In der Portfolioansicht von smenso können Projekte gemeinsam betrachtet und anhand verschiedener Projektinformationen strukturiert werden. Dazu stehen beispielsweise Statusinformationen, Projektleitung, Projekttyp, Fortschritt, Labels, Budget sowie Start- und Endtermine zur Verfügung.

Mithilfe von Filtern, Sortierungen und Gruppierungen lässt sich die Ansicht auf die jeweils relevanten Projekte und Informationen ausrichten. Zusätzlich können Flavors und Labels verwendet werden, um Projekte beispielsweise nach Portfolio, Strategie, Projektkategorie oder anderen unternehmensspezifischen Kriterien zu strukturieren.

Projekte zeitlich betrachten

Neben der strukturierten Portfolioansicht ist auch die zeitliche Betrachtung von Projekten und deren Planung wichtig. In der Timeline können Termine, Aufgaben und Meilensteine entlang einer Zeitachse dargestellt werden.

Dadurch lassen sich zeitliche Abläufe und wichtige Übergänge nachvollziehen. Meilensteine können dabei beispielsweise wichtige Freigaben, Phasenübergänge oder andere zentrale Termine eines Projekts kennzeichnen.

Die zeitliche Perspektive ergänzt damit die übrigen Informationen des Projektportfolios und unterstützt dabei, Terminlagen und zeitliche Zusammenhänge bei der Planung zu berücksichtigen.

Projekte vergleichen und analysieren

Für die projektübergreifende Bewertung können einheitliche Kriterien in den Projektstammdaten gepflegt und anschließend in der Portfolio-Analyse miteinander verglichen werden.

Im Bubble Chart lassen sich beispielsweise Kriterien wie Dringlichkeit und Strategiebeitrag gegenüberstellen. Eine weitere Kennzahl, beispielsweise der Plan Aufwand, kann über die Größe der Bubbles dargestellt werden. Dadurch werden Unterschiede zwischen Projekten auf einen Blick sichtbar.

Weitere Informationen zur Bewertung und zum Vergleich von Projekten findest Du im Best-Practice-Artikel Projektanalyse.

Ressourcen und Auslastung berücksichtigen

Ein wesentlicher Punkt bei der Gestaltung des Projektportfolios ist die Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen. In der Teamauslastung können Kapazitäten und geplante Auslastungen von Personen projektübergreifend betrachtet werden.

Dadurch lässt sich erkennen, welche Ressourcen bereits ausgelastet sind und bei welchen Personen noch Kapazitäten für weitere Aufgaben oder Projekte vorhanden sind. Die Auslastung ergänzt damit die Bewertung des Portfolios um die Frage, ob für geplante und laufende Vorhaben ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen.

Best Practice

• Verwende für Projekte einheitliche Kriterien, damit sie sinnvoll miteinander verglichen werden können.
• Nutze Filter, Gruppierungen und Ansichten, um unterschiedliche Perspektiven auf das Projektportfolio abzubilden.
• Berücksichtige bei der Portfolio-Planung neben strategischen Kriterien auch Status, Termine, Kosten, Fortschritt und Risiken der laufenden und geplanten Projekte.
• Nutze die zeitliche Darstellung, um wichtige Termine, Meilensteine und zeitliche Zusammenhänge in die Planung einzubeziehen.
• Berücksichtige auch die verfügbaren Ressourcen und deren Auslastung, bevor weitere Vorhaben eingeplant werden.
• Überprüfe das Projektportfolio regelmäßig, da sich Prioritäten, Rahmenbedingungen und verfügbare Kapazitäten verändern können.