Was du brauchst

Deine Ordner als Phasen (Beispiel hier)

💡 Idee  |  📜 Meeting  |  📖 Lessons Learned  |  ❗ Wichtig 

Portfolio:  Portfolio A  |  Portfolio B |  Portfolio C | Projekt/Teilprojekt ....(deine Portfolio oder Projekt/Teilprojekt Kriterien)
Analyse: Strategie:  1 - niedrig  |  2  |  3  |  4  |  5 - mittel  |  6  |  7  |  8  |  9 - hoch 
Analyse: Dringlichkeit: 1 - niedrig  |  2  |  3  |  4  |  5 - mittel  |  6  |  7  |  8  |  9 - hoch 

Bubble Chart: Analyse

Details

Projekt Portfolio Management in Unternehmen 

Projektorientierte Unternehmen beziehen Projekte in die strategischen Entscheidungsprozesse aller Unternehmensbereiche ein. Es geht um einen ganzheitlichen Blick auf das Projektportfolio des Unternehmens um das Kerngeschäft optimal zu unterstützen. 

Projekt Portfolio Management im Projektlebenszyklus 

Betrachten wir den Project Life Cycle, so kann ein Projekt bereits sehr früh als Idee beginnen. 

Das bedeutet, die Weichenstellung für die „richtigen“ Projekte geschieht ganz am Anfang des Prozesses. Hier spielt die Frage nach der Effektivität „Machen wir die richtigen Projekte?“ bzw. "Welche Projekte passen am besten zu den Unternehmenszielen?" die zentrale Rolle. In den Prozessen des Multi- und Einzelprojektmanagement geht es später um die Frage nach der Effizienz „Machen wir die Projekte richtig?“. 

Es geht um die optimale Mischung der Projekte, die unter definierten Bedingungen wie Kundenbedarf, strategischen Zielen des Unternehmens, verfügbarem Investitionsvolumen und verfügbaren Ressourcen etc. den größten Wertbeitrag für das Unternehmen leistet.  

Tipp: 

Wir empfehlen für das Portfoliomanagement ein eigenes Flavor zu erstellen, z.B. „Portfolio“. Das macht es sehr einfach deine Projekte zu kategorisieren und auszuwerten über Filter und Grafiken. 

Aber auch wichtige Produkte oder Dienstleistungen eignen sich optimal zur Kategorisierung der Projekte.

Projekt Portfolio Management ist damit ein zentrales Instrument der Unternehmensführung. Im Wesentlichen geht es um folgende Kernfragen: 

• Welche Projekte und Vorhaben setzen unsere Strategie bestmöglich um? 
• Welchen Zustand zeigt das aktuelle Projektportfolio gemessen an den definierten Unternehmens- und Projektzielen? 
• Wo besteht Optimierungspotenzial? 
• Sind die Ressourcen optimal eingesetzt und nicht überlastet? 
• Wie werden Erfahrungen aus gelaufenen Projekten für die Verbesserung der künftigen Projekte genutzt? 
• Wo besteht dringender Handlungsbedarf auf Programm- oder Projektebene? 
• Wo können Risiken und Risikoanhäufungen gefährlich werden? 
• Welche finanziellen Belastungen und Investitionen sind für die nächsten Budgetperioden einzuplanen und sind sie realistisch?  

Portfolio - Projekte bewerten 

Wie du eine Portfolioanalyse in smenso Cloud nach Deinen Anforderungen erstellen kannst, findest du in diesem Artikel: 

• Projekt Analyse 

Portfolio - Projekte zusammenstellen 

Die so bewerteten Flavors der Projekte können nun im Analyse Tab auf Projekte / Portfolioebene ausgewertet werden. Falls du weitere Punkte für die Analyse benötigst, kannst du direkt weitere Flavors mir Kriterien anlegen. So kannst du Labels verwenden, wenn du mehrere Kriterien (z.B.  Strategische Ziele 🎯) abbilden möchtest:

Im Portfoliomanagement ist eine der am häufigsten verwendeten Darstellung das Bubble Chart. Es eignet sich am besten um herauszufinden welche Projekte gestartet werden sollten, oder nicht. 

Die Flavors der X- und Y-Achse kannst du selbst definieren. Wir empfehlen folgende Flavors: 

• Dringlichkeit (X-Achse) 
• Strategie (Y-Achse) 
• Budget (Bubble Größe) 

Die Aussage ist so einfach wie cool. Je weiter ein Projekt oben rechts angesiedelt ist, umso „besser“ und wichtiger ist es. Die Bubble Größe stellt dabei gleichzeitig das Budget des Projektes dar. 

Über Filter zu weiteren Flavors (z.B. Portfolio), Labels wie oben gezeigt oder einzeln ausgewählte, kannst du ganz einfach die gewünschten Projekte in die Grafik „laden“ und direkt auswerten 

Portfolio - Ressourcen Verfügbarkeit / Auslastung 

Ein wesentlicher Punkt bei der Gestaltung des Projektportfolios ist die Sicherstellung der Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen. Das kannst du entweder über die Auslastungsansicht in der Portfolio Timeline durchführen oder über den Analyse Tab im Portfolio.  

Dort kannst du ganz einfach prüfen, ob wichtige Projektressourcen im gewünschten Projektzeitraum zur Verfügung stehen. 

Portfolio – Strukturierung 

Du hast sicher auch schon festgestellt, wie wichtig die Darstellung der Projekte bzw. des Portfolios in der Übersicht ist.  

Hierzu geben wir Best Practices für verschiedene Projekttypen. 

Dadurch, dass die zuletzt verwendete Ansicht in smenso Cloud gespeichert wird, kannst du das Portfolio ganz nach deinen eigenen Bedürfnissen einstellen.  

Dank der Labels und Flavors bekommst du jetzt noch mehr Struktur in deine Projekte. Erstelle dir z.B. Flavors für folgende Felder: 

• Portfolio (A, B, C, ….) 
• Strategie (A, B, C, ….) 
• Projektkategorie (groß, mittel, klein) 
• Projektklasse (A, B, C) 
• Priorität (niedrig, mittel, hoch, sehr hoch) 
• Verfahren (agil, klassisch, hybrid) 
• Land (Deutschland, USA, China, …) 
• Auftraggeber ( 
• Kunde (Intern, Extern, …) 
• Produkt (Produkt A, Produkt B, ….) 
• Dienstleistung (DL 1, DL 2, ….) 
• u.v.m. 

Die Grenzen sind nur in deiner Phantasie 🦄 

Bald sind Flavors auch als Gruppierung möglich 👍