Standardmäßig können Besitzer und Admins die Zeiteinträge anderer Nutzer:innen verwalten, d.h. einsehen, bearbeiten und löschen. Mitglieder können ihre eigenen Zeiteinträge und die anderer Nutzer:innen einsehen, diese aber nicht bearbeiten oder löschen. Eingeschränkte Mitglieder können nur die eigenen Zeiteinträge einsehen, bearbeiten und löschen.
Zeiten global erfassen
Die Pflege von Zeiten ist jetzt von jeder Stelle der App aus immer an derselben Position aufrufbar: im rechten, oberen Kopfmenü:
Wir haben den Erfassungsdialog von Grund auf verändert, sodass er einerseits nicht mehr den kompletten sichtbaren Bereich einnimmt, und andererseits diverse neue Funktionen mitbringt.
Drei Optionen zur Zeiterfassung
Es gibt drei Tabs für unterschiedliche Erfassungsarten, wobei standardmäßig das Timer-Tab geöffnet wird.
Timer
Mit dem Timer kannst du parallel zur Arbeit immer eine Stoppuhr mitlaufen lassen. Sobald sie gestoppt wird, wird die Zeit automatisch gespeichert.
Die Stoppuhr läuft immer am oberen rechten Rand deines Bildschirms weiter und Du kannst Sie mit einem Klick auf das Stopp-Symbol anhalten.
Manuell
Die manuelle Eingabe unterscheidet sich kaum, mit dem Unterschied, dass du die Dauer und das Datum des Eintrags separat auswählen kannst.
Von/Bis
Die dritte Eingabemöglichkeit bietet dir zusätzlich die Eingabe einer Startzeit und Endzeit (Uhrzeiten).
Zeit erfassen im Aufgabendialog
Öffnest Du die Zeiterfassung im Aufgabendialog, werden zusätzlich die letzten Einträge von dir und anderen Personen auf dieser Aufgabe angezeigt (entsprechende Berechtigung vorausgesetzt).
Die Erfassung erfolgt analog.
Mehrere Einträge hintereinander erfassen
Der Speichern-Button im Zeiterfassungsdialog hat einen kleinen Pfeil nach unten - klickst Du in diesem Bereich auf den Button, werden Dir 2 Optionen zum Speichern angeboten:
- Speichern: Speichert den Eintrag und schließt den Dialog.
- Speichern + neu: Speicher den Eintrag und lässt den Dialog geöffnet, damit du direkt einen neuen Eintrag erfassen kannst.
Zeiten im Bereich Meine Zeiten erfassen
Es gibt im Hauptmenü einen neuen Bereich namens Zeiten. Hier wird sich alles im Wesentlichen um Auswertungen erfasster Zeiten drehen. Aktuell findest du dort zwei Register: Meine Zeiten und Zeitenauswertungen.
Für beide Listen kannst du dir eigenen Ansichten erstellen - die Funktion ist wie von anderen Ansichten bekannt.
Die Standardansicht ist gruppiert nach Kalenderwoche und über den Datepicker standardmäßig gefiltert nach der aktuellen Kalenderwoche.
Zeiterfassung in der Zukunft
Standardmäßig können Zeiten auch für zukünftige Tage erfasst werden. Mit der Einstellung Zeiterfassung in der Zukunft kann die Zeiterfassung für zukünftige Tage gesperrt werden.
- Erlaubt – Zeiten können auch für zukünftige Tage erfasst werden.
- Nicht erlaubt – Zeiten für zukünftige Tage können nicht erfasst werden.
💡 Tipp:
Diese Einstellung eignet sich, wenn Zeitbuchungen nur rückwirkend oder tagesaktuell erfolgen sollen.
Zeiterfassung in der Vergangenheit
Standardmäßig können Zeiten unbegrenzt in die Vergangenheit erfasst werden. Mit der Einstellung Zeiterfassung in der Vergangenheit kann die Zeiterfassung für vergangene Monate nach N Werktagen im aktuellen Monat gesperrt werden.
- Erlaubt – Zeiten können unbegrenzt in die Vergangenheit erfasst werden.
- Nicht erlaubt – die Zeitbuchung in der Vergangenheit wird gesperrt nach N Werktagen des aktuellen Monats.
Die Zeitbuchung in der Vergangenheit wird gesperrt nach N Werktagen des aktuellen Monats.
Werktage
Über die Auswahl der Werktage wird festgelegt, nach wie vielen Werktagen im aktuellen Monat die Zeitbuchung für vergangene Monate gesperrt wird.
💡 Hinweis:
Die Einstellung betrifft die Zeiterfassung für vergangene Monate. Zeiten innerhalb des aktuellen Monats sind davon nicht betroffen.
Zeiten erfassen für Gäste
In Aufgaben mit eingeschränktem Zugriff (über das Schloss-Symbol) dürfen Mitglieder mit Leseberechtigung standardmäßig keine Zeiten buchen, editieren oder löschen. Mit der Einstellung Zeiterfassung in gesperrten Aufgaben kann dies erlaubt werden.
Wenn Erlaubt aktiviert ist, dürfen Benutzer mit Leseberechtigung auf gesperrten Aufgaben eigene Zeiten buchen, editieren und löschen. Ist Nicht erlaubt ausgewählt, bleibt die Zeiterfassung in gesperrten Aufgaben für diese Nutzer deaktiviert.
💡 Hinweis:
Die Einstellung wirkt nur für Aufgaben mit eingeschränktem Zugriff (Schloss-Symbol).
Wo finde ich diese Einstellungen?
Die drei Einstellungen zur Zeiterfassung (Zeiterfassung in der Zukunft, Zeiterfassung in der Vergangenheit und Zeiterfassung in gesperrten Aufgaben, ) sind ausschließlich in den Workspace Settings verfügbar. Um diese Einstellungen zu öffnen oder zu ändern, benötigst du Admin- oder HR-Rechte.
Hinweis
Du kannst im Moment nur über diesen Bereich Zeiten anlegen, wenn bereits eine Zeit für die ausgewählte Gruppierung angelegt wurde (z.B. in der aktuellen Kalenderwoche). Aber keine Sorge, das ändert sich noch - es wird generell noch mehr praktische Möglichkeiten der Zeitenpflege geben.
Sobald sich unter einer Gruppierung Zeiten befinden, kannst du über das + in der Gruppierungsebene das Popup zur Zeitenpflege öffnen.
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