Change Requests

Änderungen am Projektumfang, an Terminen oder Kosten können Auswirkungen auf die weitere Projektplanung haben. Mit Change Requests lassen sich solche Änderungen strukturiert erfassen, prüfen und freigeben.

In smenso kann ein Change Request als eigene Aufgabe angelegt werden. Über Flavors werden relevante Informationen zur Änderung erfasst. Ein Workflow bildet den Bearbeitungs- und Freigabeprozess ab.

Change Request als Aufgabe erfassen

Lege für einen Change Request eine eigene Aufgabe im Projekt an. Eine einheitliche Benennung, zum Beispiel CR-001 – Erweiterung des Projektumfangs, erleichtert die Zuordnung und das spätere Auffinden der Change Requests.

Über Flavors können zusätzliche Informationen zum Change Request strukturiert erfasst werden. Je nach Anwendungsfall können dies beispielsweise die Art und Beschreibung der Änderung sowie zusätzliche Kosten sein.

Auch weitere Auswirkungen, beispielsweise auf Termine, Ressourcen oder Projektziele, können über passende Flavors oder in der Aufgabenbeschreibung dokumentiert werden. Welche Informationen benötigt werden, kann so an den jeweiligen Change-Request-Prozess angepasst werden.

Bearbeitungsstand über einen Workflow steuern

Mit einem eigenen Workflow kann der Bearbeitungsstand eines Change Requests einheitlich abgebildet werden. Mögliche Status sind beispielsweise Entwurf, In Arbeit, In Prüfung, Freigegeben und Abgelehnt.

Dadurch ist direkt an der Aufgabe erkennbar, in welchem Bearbeitungsschritt sich der Change Request befindet.

Change Request freigeben

Für einen Statuswechsel kann eine Freigabe eingerichtet werden. So lässt sich beispielsweise festlegen, dass der Wechsel von In Prüfung zu Freigegeben erst nach einer Freigabe durch eine oder mehrere festgelegte Personen erfolgt.

Je nach Konfiguration kann die Freigabe durch eine der ausgewählten Personen ausreichen oder von allen ausgewählten Personen erforderlich sein.

Weitere Informationen findest Du unter Freigeben von Statuswechseln (Workflow) .

Change Requests auswerten und wiederfinden

Innerhalb eines Projekts können die für Change Requests verwendeten Flavors in Aufgabenansichten eingeblendet und zum Filtern, Sortieren oder Gruppieren verwendet werden. So lassen sich Change Requests beispielsweise nach Art oder anderen erfassten Merkmalen auswerten.

Über die globale Suche können Aufgaben außerdem projektübergreifend gefunden werden. Eine einheitliche Benennung der Change-Request-Aufgaben, beispielsweise mit CR-001, CR-002 usw., erleichtert dabei das Wiederfinden. Über Aufgaben können die Suchergebnisse auf Aufgaben eingeschränkt werden.

Best Practice

• Lege jeden Change Request als eigene Aufgabe an.
• Verwende ein einheitliches Benennungsschema für Change Requests.
• Erfasse relevante Informationen und Auswirkungen der Änderung strukturiert über Flavors und die Aufgabenbeschreibung.
• Verwende einen einheitlichen Workflow, um Bearbeitung und Prüfung transparent abzubilden.
• Nutze Freigaben für Statuswechsel, wenn eine Änderung durch bestimmte Personen genehmigt werden muss.