Ansichten in Alle Aufgaben

Im Bereich Alle Aufgaben kannst du Aufgaben projektübergreifend in einer gemeinsamen Liste betrachten und die Darstellung mit einer benutzerdefinierten Ansicht an deine Anforderungen anpassen.

Dabei kannst du unter anderem Filter, Spalten, Sortierung und Gruppierung festlegen sowie steuern, wie die Aufgabenhierarchie dargestellt wird. Zusätzlich kannst du die Ansicht mit Nur ich auf Aufgaben einschränken, die dir zugewiesen sind.

Alle Aufgaben öffnen

Du findest Alle Aufgaben direkt in der linken Navigation von smenso.

Der Bereich stellt Aufgaben aus unterschiedlichen Projekten gemeinsam in einer Listenansicht dar. Dadurch kannst du Aufgaben unabhängig vom jeweiligen Projekt vergleichen, filtern und auswerten.

Ansicht erstellen

Richte zunächst die Liste so ein, wie du sie später erneut verwenden möchtest.

1. Öffne Alle Aufgaben.
2. Passe die Darstellung über Filter, Sortierung, Gruppierung, Spalten oder weitere Anzeigeoptionen an.
3. Öffne Ansicht.
4. Wähle Speichern unter.
5. Vergib einen aussagekräftigen Namen und speichere die Ansicht.

Beim späteren Aufruf der gespeicherten Ansicht werden die darin enthaltenen Einstellungen wiederhergestellt.

Welche Einstellungen werden gespeichert?

Die Listenansicht in Alle Aufgaben bietet verschiedene Möglichkeiten, die Darstellung anzupassen. Bestandteil einer benutzerdefinierten Ansicht können insbesondere folgende Einstellungen sein:

• gesetzte Filter,
• eingeblendete Spalten sowie deren Anordnung und Darstellung,
• die gewählte Sortierung,
• die gewählte Gruppierung,
• die Einstellung Hierarchie anzeigen,
• die Option Nur ich.

Aufgaben filtern

Über Filtern kannst du die angezeigten Aufgaben gezielt einschränken. Dadurch lassen sich beispielsweise nur Aufgaben mit bestimmten Terminen, Prioritäten, Projekten, Verantwortlichkeiten oder anderen verfügbaren Eigenschaften anzeigen.

Mehrere Filter können miteinander kombiniert und gemeinsam als Bestandteil einer Ansicht gespeichert werden.

Spalten anpassen

In der Liste kannst du festlegen, welche Informationen zu den Aufgaben als Spalten angezeigt werden sollen.

Je nach Arbeitsweise kannst du beispielsweise Informationen wie Projekt, Zugewiesen, Startdatum, Fälligkeitsdatum, Priorität oder Labels einblenden.

Die gewählte Spaltenkonfiguration wird zusammen mit der benutzerdefinierten Ansicht gespeichert.

Aufgaben sortieren

Über Sortieren legst du fest, in welcher Reihenfolge die Aufgaben dargestellt werden.

Dadurch kannst du beispielsweise wichtige oder zeitkritische Aufgaben gezielt nach vorne stellen oder eine alphabetische beziehungsweise terminbezogene Reihenfolge verwenden.

Die gewählte Sortierung wird beim Speichern der Ansicht übernommen.

Aufgaben gruppieren

Mit Gruppieren kannst du Aufgaben anhand eines gemeinsamen Merkmals zusammenfassen.

Eine Gruppierung nach Projekt eignet sich beispielsweise dazu, die projektübergreifende Aufgabenliste weiterhin nach den jeweiligen Projekten zu strukturieren.

Alternativ kannst du eine andere verfügbare Gruppierung wählen oder mit Keine Gruppierung alle Aufgaben in einer gemeinsamen Liste darstellen.

Hierarchie anzeigen

Mit der Option Hierarchie anzeigen legst du fest, ob Aufgaben und Unteraufgaben entsprechend ihrer Struktur oder flach in der Liste dargestellt werden.

• Ist Hierarchie anzeigen aktiviert, werden Aufgaben und Unteraufgaben in ihrer hierarchischen Struktur dargestellt.
• Ist die Option deaktiviert, werden die Einträge unabhängig von ihrer Verschachtelung flach dargestellt.

Auch diese Einstellung wird mit der benutzerdefinierten Ansicht gespeichert.

Nur mir zugewiesene Aufgaben anzeigen

Mit der Option Nur ich kannst du die Liste auf Aufgaben einschränken, die dir zugewiesen sind.

Ist Nur ich aktiviert, werden andere Aufgaben aus der aktuellen Darstellung ausgeblendet. Dadurch kannst du innerhalb von Alle Aufgaben bei Bedarf schnell auf deine eigenen Verantwortlichkeiten fokussieren.

Der Zustand der Option wird ebenfalls mit der benutzerdefinierten Ansicht gespeichert.