🪄 KI-Insights

Mit KI-Insights entsteht aus einer Beschreibung oder einer Listenansicht ein Dashboard aus Kennzahlen, Diagrammen, Tabellen und Erkenntnissen. Die KI wählt Widgets, Felder und Filter aus, die Zahlen berechnet smenso selbst. Das fertige Insight lässt sich per Anweisung oder von Hand im Widget-Editor weiter anpassen, speichern, drucken und als Präsentation zeigen. In diesem Artikel geht es um den Weg vom ersten Entwurf bis zum fertigen Insight.

So geht die KI mit deinen Daten um

• Die KI entwirft, smenso rechnet: Die KI wählt Widget-Art, Felder, Filter und Einstellungen. Jede Zahl im Dashboard berechnet smenso aus den Aufgaben. Stimmt eine Zahl nicht, wurde meist ein anderes Feld oder ein anderer Filter gewählt als gedacht (zum Beispiel Plan Kosten statt IST Kosten). Nenne dann das Feld in deiner Anweisung beim Namen.
• Keine einzelnen Einträge: An die KI gehen nur Feldnamen, Statistiken und die Einstellungen der Widgets, keine einzelnen Einträge.
• Personen anonymisiert: Personen sieht die KI nur als „Person A“, „Person B“ usw. Deshalb lassen sich Anweisungen mit konkreten Personennamen nicht umsetzen. Formuliere stattdessen zum Beispiel „Lieferungen pro Person“.
• Nur lesen: Insights zeigen Daten, sie ändern keine Aufgaben. Eine Anweisung wie „Setz alle überfälligen auf Erledigt“ lehnt die KI ab und verweist auf die Liste.

Neues Insight anlegen

Voraussetzung: Die KI ist im Workspace aktiviert, und du hast das Recht, KI-Funktionen zu sehen. Gäste sehen keine KI-Funktionen. Dann findest du im Projekt den Reiter Insights.

Auf der Seite Insights – ein Deep Dive in deine Daten stehen links die Gespeicherte Insights des Projekts, rechts der Bereich Neues Insight anlegen. Dort gibt es drei Wege.

Weg 1 – Aus einer Beschreibung

1. Wähle den Reiter Beschreibung („Sag der KI, was du sehen möchtest“).
2. Schreibe in das Feld Was möchtest du sehen?, was das Dashboard zeigen soll, zum Beispiel „Wie steht es um den Fortschritt: Verteilung nach Status, Erledigtes pro Monat und eine Ampel für überfällige Einträge.“ Grundlage sind alle Aufgaben des Projekts, die Anzahl steht unter der Überschrift.
3. Klicke auf Vorschläge mit KI.

Als Starthilfe fügen die Vorlagen Mission Control, Finanzen, Termine und Fortschritt unter dem Feld eine Beispielanweisung ein. Platzhalter in eckigen Klammern, etwa [Zeitraum, z. B. die nächsten 3 Monate], ersetzt man durch eigene Angaben. Steht im Feld schon Text, fragt Text ersetzen? nach, ob die Vorlage ihn ersetzen soll. Über Anhängen lässt sich zusätzlich ein Bild mitgeben, etwa ein Screenshot eines vorhandenen Berichts.

Auch ohne Beschreibung erstellt die KI einen Vorschlag: Sie wählt dann selbst aus, was sie für aussagekräftig hält. Während der Erstellung zeigt ein Fortschrittsbalken („Die KI plant dein Dashboard …“) den Stand an.

Weg 2 – Aus einer Listenansicht

1. Wähle den Reiter Listenansicht („Rechnet auf einer gespeicherten Ansicht“).
2. Wähle unter Listenansicht die gewünschte Ansicht. Darunter stehen die Anzahl der Felder und der Einträge.
3. Klicke auf Vorschläge mit KI.

Das Insight rechnet dann auf den Feldern und Filtern dieser Ansicht.

Weg 3 – Leer starten

Mit Leer starten („Mit leerem Template starten“) beginnt man ohne Vorschlag. Die gewünschten Widgets beschreibt man anschließend einzeln im Eingabefeld des Dashboards, die KI fügt sie hinzu.

Vorschlag prüfen und speichern

Der Vorschlag erscheint mit dem Hinweis Nicht gespeichert neben dem Titel. Unter dem Titel stehen die Herkunft („Aus einer Beschreibung“), die Anzahl der Einträge und die Felder, auf denen das Insight rechnet. Über das Plus-Symbol (Feld hinzufügen) lassen sich weitere Felder in das Insight laden. Das Fenster ähnelt Spalte einfügen in der Liste und hat die Reiter Standardfelder, Flavors und Im Dashboard.

Gefällt der Vorschlag, klicke auf Speichern. Nur gespeicherte Insights lassen sich später wieder öffnen, verwenden und anpassen. Bis zum Speichern kann man alles ändern oder verwerfen.

Der Aufbau eines Insights

Im Kopf des Insights stehen links der Titel und rechts die Symbole:

• Einstellungen: Menü Fundstücke (siehe unten).
• Insight bearbeiten: Layout-Modus mit Widget-Editor (siehe unten).
• Widgets erklären: Erklärungen unter den Widgets. Das Menü daneben bietet Mit KI erklären.
• Drucken: öffnet den Druckdialog des Browsers.
• Präsentation (Symbol mit dem Tooltip Abtauchen – Insight als Präsentation zeigen): zeigt das Insight als Folien (siehe Präsentation aus KI-Insights).
• Speichern: speichert das Insight. Gibt es Änderungen, steht Ungespeicherte Änderungen im Kopf.

Rechts neben dem Dashboard stehen die Liste Gespeicherte Insights und die Auswahl Farbschema. Wer ein anderes Insight öffnet oder die Seite verlässt, wird bei ungespeicherten Änderungen einmal gewarnt.

Insight per Anweisung anpassen

Unter dem Titel steht das Eingabefeld Was soll sich ändern?. Mit Enter oder dem Pfeil-Symbol sendet man die Anweisung. Beispiele:

• Hinzufügen: „Füg eine Kennzahl mit der Summe der Versandkosten hinzu“, „Füg Mission Control hinzu“
• Art ändern: „Mach aus dem Kreisdiagramm Balken“, „Mach daraus eine Rose“
• Tabelle: „Sortier die Tabelle nach Fälligkeit, früheste zuerst“, „Nimm noch die Spalte Abnehmer auf“
• Schwellenwerte: „Kritisch erst ab 15 % über Plan“
• Entfernen und anordnen: „Entfern die Statusverteilung“, „Die Prognose ganz nach oben“
• Titel: „Benenn das Dashboard in Lieferbericht Oktober um“

Nach der Änderung meldet das Insight, was die KI getan hat, zum Beispiel „Mission Control wurde ganz oben ergänzt; die bestehenden Widgets wurden darunter verschoben.“ Mit Rückgängig lässt sich die Änderung zurücknehmen, auch über mehrere Schritte. Das kostet keine weiteren Credits.

Rückfragen und Ablehnungen

• Rückfrage: Passt ein Begriff auf mehrere Felder, fragt die KI nach, statt zu raten, etwa bei „Kosten“, ob Versandkosten, Plan Kosten oder IST Kosten gemeint sind. Man klickt eine Option an. Jede Rückfrage-Runde verbraucht erneut Credits, deshalb helfen genaue Feldnamen in der Anweisung.
• Ablehnung mit Alternative: Geht etwas nicht, etwa Karten oder erfundene Felder, sagt die KI das und bietet nach Möglichkeit eine Alternative an, die sich per Klick übernehmen lässt.
• Darstellung: Rein optische Wünsche wie „Zeig die Werte an den Balken“, „Mach die Ecken rund“ oder „Legende unten“ führt die KI nicht aus. Dafür gibt es den Widget-Editor.

Während die KI arbeitet, sind Eingabe und Einstellungen gesperrt.

Widget-Arten

Das Dashboard ist ein Raster mit 12 Spalten. Die KI wählt die Widget-Art selbst. Man kann eine Art aber auch ausdrücklich nennen, zum Beispiel „… als Donut“.

Grenzen

• Ein Diagramm hat höchstens 2 Gruppierungen und 4 Kennzahlen. Mit 2 Gruppierungen ist genau 1 Kennzahl möglich.
• Kreis und Donut zeigen genau 1 Gruppierung, Sunburst genau 2.
• Kumuliert („… kumuliert“) gibt es nur mit einer Zeitachse und nur für Summe, Anzahl und daraus abgeleitete Kennzahlen, nicht für Durchschnitt, Median, Minimum und Maximum.
• Ziel- und Referenzlinien setzt die KI nur, wenn der Wert in der Anweisung steht („Budget 1.000 €“).
• Der aktuelle Monat bzw. die aktuelle Woche gilt als unvollständig und wird gestrichelt oder blasser dargestellt.
• Pro Berechnung werden höchstens 50.000 Einträge verwendet.

Bei Anweisungen, die gegen diese Grenzen verstoßen, fragt die KI nach oder schlägt eine passende Alternative vor, etwa Summe statt Durchschnitt.

Filter und Zeiträume formulieren

Filter beschreibt man in normaler Sprache:

• „nur offene“ oder „ohne Erledigte“ – Status ist nicht erledigt
• „überfällig“ – Fälligkeit liegt vor heute, nur offene Aufgaben
• „in den nächsten 14 Tagen“, „letzte 3 Monate“, „diesen Monat“, „letztes Quartal“ – Zeiträume, die relativ zu heute mitlaufen
• „nur Liefergebiet Nord“, „Versandkosten über 5 €“, „ohne Fälligkeitsdatum“ – Filter auf Werte, Zahlen oder leere Felder

Relative Zeiträume bleiben relativ gespeichert: Ein Insight von heute zeigt nächsten Monat andere Zahlen. Wochen laufen von Montag bis Sonntag. Ein festes Datum („Q3 2026“) bleibt dagegen fest.

Widgets von Hand bearbeiten

Einzelne Widgets lassen sich ohne KI-Anfrage anpassen. Das gilt für Größe, Darstellung und viele Datenoptionen.

1. Klicke im Kopf des Insights auf Insight bearbeiten. Die Widgets bekommen einen Griff zum Verschieben und ein Papierkorb-Symbol (Widget löschen).
2. Klicke ein Widget an. Mit der Tastatur genügt es, das Widget zu fokussieren und Enter zu drücken.
3. Rechts öffnet sich das Panel Widget bearbeiten. Es zeigt oben die Widget-Art und enthält Titel, Größe im Raster (Breite und Höhe) sowie die Einstellungen der Art.
4. Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu behalten. Mit Editor schließen wird das Panel geschlossen.

Mit Mit KI ändern am unteren Rand des Panels wechselt man zur Anweisung. Das Eingabefeld enthält dann schon den Namen des Widgets.

Einstellungen nach Widget-Art

• KPI-Kachel: Format (Voll, Kompakt), Nachkommastellen, Sparkline (Linie, Balken, Aus), Unterzeile, Statuskante oben, im Abschnitt DATEN Ziel, Beobachten ab, Kritisch ab und Verlauf je (Woche, Monat, Quartal).
• Balken, Gestapelt, Linie, Fläche: DIAGRAMMART, BESCHRIFTUNG (Aus, Im Balken), FORM (Ausrichtung, Ecken, Breite, Stapel), ACHSEN UND HILFSLINIEN (Hilfslinie, Achsenbeschriftung mit Automatisch, Jede, Jede 2., Lage der Beschriftung, Gitterlinien), Legende (Oben, Unten, Aus) und Kumuliert.
• Kreis und Donut: Beschriftung (zum Beispiel Name und Prozent), Legende, Loch, Summe in der Mitte, Halbkreis, Ecken, Abstand, Sortierung, Anzahl (Alle, Top 3, Top 5, Top 10) und Kleine Stücke zusammenfassen.
• Prognose: Unsicherheitsband, Punkte, Achsenbeschriftung, Horizont (Zeiträume) von 1 bis 6, Methode (Automatisch, Linear, Gleitender Durchschnitt), Je (Woche, Monat) und Referenzlinie.
• Tabelle: Zeilen (Normal, Kompakt), Streifen, Datenbalken bei Zahlen, Anzahl der Zeilen (5, 10, 15), Sortieren nach und Richtung.
• Ampel: Ampel (Etikett mit Text, Nur Symbol), Nur Auffällige zeigen, Kritische zuerst und die Anzahl der Zeilen (Alle, 5, 10). Die Regeln der Ampel ändert man über Mit KI ändern.
• Erkenntnisse: QUELLEN, also die Widgets, aus deren Zahlen die Sätze entstehen.

Bei den Diagrammarten sind Arten ausgegraut, die zum Widget nicht passen, mit einem Hinweis wie „Braucht eine zweite Gruppierung.“ oder „Zeigt nur eine Gruppierung, die zweite ginge verloren.“ Blasen-Diagramme haben eigene Kennzahlen für x, y und Größe und lassen sich nur über Mit KI ändern anpassen.

Filter eines Widgets

Im Abschnitt FILTER stehen die Filter des Widgets, zum Beispiel Statusgruppe nicht Erledigt. Mit dem ×-Symbol entfernt man einen Filter. Filter ändern oder ergänzen geht über Mit KI ändern.

Mission Control

Mission Control zeigt auf einen Blick, wie es um das Projekt steht: den Status-Ring mit den Aufgaben, dazu auf Wunsch Meilensteine, Verbrauch gegen Fortschritt, Aufwand und Kosten, eine Gesamtampel, einen Countdown und Lücken in der Planung. Das Widget gibt es nur in Projekten und höchstens einmal pro Dashboard. Man ergänzt es mit der Anweisung „Füg Mission Control hinzu“ oder über die Vorlage Mission Control beim Anlegen.

Im Widget-Editor lässt sich Mission Control weitgehend anpassen:

• Bausteine: Meilensteine, Verbrauch gegen Fortschritt, Aufwand und Kosten, Gesamtampel, Countdown im Kopf, Was sich getan hat und Lücken in der Planung lassen sich einzeln ein- und ausschalten. Der Status-Ring ist immer da. Ist die Kachel zu schmal, fallen Bausteine von rechts weg. Das Widget weist darauf hin, welche Bausteine bei der aktuellen Breite ausgeblendet sind.
• Gesamtampel: Darstellung als Ampel, Etikett mit Text oder Nur Symbol, optional mit Statuskante oben. Unter REGELN DER AMPEL legt man fest, wann sie auf „kritisch“ oder „beobachten“ springt, zum Beispiel bei überfälligem Meilenstein, bei Kosten über Budget oder ab einem Prozentsatz verspäteter Aufgaben.
• Status-Ring: Wert In der Mitte (Übrig und verspätet oder Erledigt in %), Werte am Ring und Legende.
• Farben: Die Farben des Widgets lassen sich unter Farben einstellen, entweder als Status-Farben oder passend zum Farbschema des Insights.
• Verbrauch gegen Fortschritt: Der Fortschritt wird nach Planaufwand oder Anzahl Aufgaben gemessen. Optional steht ein Erklärsatz zu Erledigtem darunter.
• Was sich getan hat: Zeitraum Letzte 7 Tage oder Letzte 14 Tage.
• Lücken in der Planung: Gezählt werden offene Aufgaben Ohne Fälligkeit, Ohne Zuständige und Ohne Planaufwand.
• Aufwand und Kosten: Anzeige von Aufwand und Kosten in Stunden oder Personentagen, als Voll oder Kompakt, mit Prognose und Budget als Strich.
• Felder: Standardmäßig rechnet Mission Control mit den Standardfeldern Planaufwand, Ist-Aufwand, Aufwandsprognose, Plankosten, Ist-Kosten, Fälligkeit und Budget. Führt ein Arbeitsbereich diese Werte in eigenen Flavors, wählt man hier die passenden Felder aus.

Fehlen im Projekt die Daten für einen Baustein, sind die zugehörigen Einstellungen im Editor ausgegraut und mit einem Hinweis versehen, zum Beispiel „Das Projekt hat keine Meilensteine.“ oder „Das Projekt hat kein Budget.“

Widget veröffentlichen

Insights selbst sind momentan immer privat. Einzelne Widgets lassen sich aber aus einem gespeicherten Insight veröffentlichen. Dann stehen sie auf der Übersicht eines Projekts oder im Start-Bereich zur Verfügung. Die Schaltfläche Veröffentlichen ist erst aktiv, wenn das Insight gespeichert ist.

1. Klicke im Kopf des Insights auf Insight bearbeiten und dann auf das Widget.
2. Klicke im Panel Widget bearbeiten auf Veröffentlichen.
3. Vergib im Dialog Widget veröffentlichen einen Titel und wähle unter Sichtbar für eine der Optionen: Nur mich, Alle mit KI-Recht (alle, für die KI aktiviert ist und die KI-Funktionen sehen dürfen) oder Bestimmte Projekte.
4. Bestätige mit Veröffentlichen.

Das veröffentlichte Widget ist eine Kopie. Spätere Änderungen im Insight zählen erst, wenn du erneut veröffentlichst.

Widget auf der Projektübersicht einfügen

Nach dem Veröffentlichen bietet der Dialog Auf der Projektübersicht anzeigen an. Das Widget erscheint dann auf der Übersicht des Projekts, mit den Optionen Ausblenden, In Insights öffnen und Löschen im Menü des Widgets. Wie bei anderen Widgets speicherst du die Ansicht, damit die Änderung erhalten bleibt (siehe Widgets: Überblick, anpassen & Einsatzorte). Veröffentlichte Widgets lassen sich auch später über das Widget-Menü der Projektübersicht einfügen.

Widget im Start-Bereich einfügen

1. Öffne Start und klicke auf Anpassen.
2. Wähle in der Gruppe Insights den Eintrag Widget aus Insights ….
3. Wähle im Dialog Widget aus Insights einfügen das Widget. Die Liste zeigt eigene und von anderen veröffentlichte Widgets mit dem Hinweis „Von dir veröffentlicht“ bzw. „Von …“.
4. Wähle unter Projekt das Projekt, auf dessen Aufgaben das Widget rechnen soll, und klicke auf Einfügen.

Erkenntnisse

Das Widget Erkenntnisse fasst die wichtigsten Aussagen des Dashboards in wenigen Sätzen zusammen. Jeder Satz verweist auf das Widget, aus dessen Zahlen er stammt. Die Sätze entstehen aus den berechneten Werten der verknüpften Widgets. Darunter steht Zuletzt erstellt am mit Datum und Uhrzeit.

• Neu schreiben: Mit Aktualisieren erstellt die KI die Sätze neu. Das verbraucht Credits.
• Quellen wählen: Im Widget-Editor legt man unter QUELLEN fest, welche Widgets einfließen. Ändert man die Quellen, ist der Text veraltet, und neu geschrieben wird er erst auf Klick.
• Datenschutz: An die KI gehen nur zusammengefasste Werte der verknüpften Widgets, keine Einträge und keine Namen.

Widgets erklären

Mit Widgets erklären erscheint unter jedem Widget ein kurzer Satz, was die Daten zeigen, etwa der Spitzenreiter oder ein auffälliger Trend. Beim ersten Einschalten fragt der Dialog Erklärungen mit KI einschalten?:

• Nur Fakten: Die Sätze entstehen aus den berechneten Zahlen, ohne KI und ohne Credits.
• Mit KI erklären: Die KI ordnet die Zahlen zusätzlich ein und schlägt vor, wo man genauer hinschauen sollte. Das geht erst, wenn das Insight gespeichert ist. Die Vorschläge sind mit einer Glühbirne gekennzeichnet, die Begründung steht im Tooltip.

Ist ein Widget zu klein für den Text, steht die Erklärung im Tooltip hinter einem Sprechblasen-Symbol im Kopf des Widgets. Beim Drucken sind die Widgets nummeriert, und die Erklärungen stehen am Ende auf eigenen Seiten unter „Erklärungen zu den Widgets“.

Fundstücke

Bleiben im Raster Lücken, füllt smenso sie mit dem auffälligsten Fakt, den noch kein Widget zeigt, etwa einem Trend oder Rekord. Das passiert ohne KI und kostet keine Credits. Im Menü Fundstücke (Symbol Einstellungen im Kopf) wählt man die Darstellung:

• smenso Insights: mit einem Kraken, der den Fakt zeigt
• Neutral: Zahl und Satz mit einem Icon
• Aus: Die Lücken bleiben leer.

Farbschema

Rechts neben dem Dashboard wählt man unter Farbschema die Farben des Insights: smenso, Barrierearm, Dezent oder Druckfreundlich. Ampelfarben bleiben in allen Schemas gleich. Neben der Auswahl öffnet Weitere Aktionen den Farbmischer mit Neues Farbschema im Farbmischer oder Als Vorlage im Farbmischer öffnen.

Im Farbmischer beschreibt man die gewünschten Farben per Anweisung, zum Beispiel „In unseren Firmenfarben #EAA7CA und #12263A“, „Mehr Kontrast für den Ausdruck“ oder „Gut unterscheidbar bei Rot-Grün-Schwäche“. Alternativ stellt man sie von Hand ein:

• Name und Grundfarbe festlegen.
• Unter Harmonie eine Regel wählen (Analog, Komplementär, Triadisch, Quadratisch, Monochrom, Schattierungen). Ein Klick erzeugt alle Serienfarben außer Farbe 1 und den gesperrten neu.
• Auf eine der sechs Serienfarben klicken, um sie anzupassen. Farbe 1 ist die Hauptfarbe.
• Die Vorschau zeigt ein Balkendiagramm und eine Prognose, optional in Graustufen für den Druck. Ein Hinweis meldet, wenn Farben schlecht zu unterscheiden sind, auch bei Rot-Grün-Schwäche.
• Mit Speichern übernimmt man das Farbschema.

Insights verwalten

Die Liste Gespeicherte Insights zeigt alle Insights des Projekts, zuletzt bearbeitete zuerst, mit Bearbeitungszeitpunkt, Person und Anzahl der Widgets. Über Insights durchsuchen lässt sich die Liste durchsuchen. Insights sind momentan immer privat, ein Schloss-Symbol („Privat, nur für dich sichtbar“) kennzeichnet sie. Teilen lassen sich nur einzelne Widgets über Veröffentlichen. Die vier Filter-Symbole neben der Suche (Im Projekt und Global sowie Privat und Öffentlich) lassen sich noch nicht einstellen. Sie sind für später vorgesehen: Global zeigt dann Insights aus allen deinen Projekten (wie bei Ansichten, die nur in einem Projekt oder global verfügbar sind), Öffentlich geteilte Insights. Im Menü Weitere Aktionen eines Insights stehen Als Favorit markieren, Umbenennen und Löschen zur Verfügung.

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FAQ

Warum stimmt eine Zahl nicht mit meiner Erwartung überein?

Meist hat die KI ein anderes Feld oder einen anderen Filter gewählt als gedacht. Prüfe im Widget-Editor die Einstellungen und den Abschnitt FILTER. Nenne in der Anweisung das Feld beim Namen, zum Beispiel „mit IST Kosten statt Kosten“.

Warum ist eine Tabelle leer?

Wahrscheinlich ist ein Filter zu eng, etwa ein fester Datumsbereich. Beschreibe den Filter neu, zum Beispiel „Zeig alle offenen Aufgaben ab heute“.

Kann die KI Aufgaben ändern?

Nein. Insights liest nur. Änderungen an Aufgaben nimmst du wie gewohnt in der Liste oder in den Aufgabendetails vor.

Warum stehen in den Erklärungen „Person A“ und „Person B“?

Die KI erhält Personen nur anonymisiert und verwendet deshalb keine echten Namen.