Lessons Learned

Lessons Learned helfen dabei, Erfahrungen aus einem Projekt systematisch auszuwerten und für zukünftige Projekte nutzbar zu machen. Dabei werden erfolgreiche Vorgehensweisen ebenso betrachtet wie Schwierigkeiten und Verbesserungspotenziale. Aus den gewonnenen Erkenntnissen können anschließend konkrete Maßnahmen für zukünftige Projekte abgeleitet werden.

Lessons Learned vorbereiten

Lessons Learned sollten möglichst bereits gegen Ende bzw. zum Abschluss eines Projekts eingeplant werden. Für die gemeinsame Reflexion können zunächst Leitfragen festgelegt werden, beispielsweise:

• Was lief gut?
• Was lief nicht wie geplant?
• Was würden wir beim nächsten Projekt anders machen?
• Welche Erkenntnisse sollten wir für zukünftige Projekte festhalten?

In smenso können diese Leitfragen beispielsweise in der Beschreibung einer Aufgabe „Lessons Learned“ hinterlegt werden. Die Aufgabe dient anschließend als zentraler Ort für die Dokumentation der Ergebnisse und daraus abgeleiteter Maßnahmen.

Die Leitfragen können abhängig vom Projekt und der verwendeten Projektmethodik angepasst oder ergänzt werden.

Erfahrungen und Erkenntnisse dokumentieren

Die Ergebnisse der gemeinsamen Reflexion können direkt in der Aufgabe dokumentiert werden. Über die Kommentare können Projektbeteiligte ihre Erfahrungen und Erkenntnisse festhalten und unterschiedliche Perspektiven aus dem Projekt zusammentragen.

Dabei sollten nicht nur Probleme betrachtet werden. Auch erfolgreiche Vorgehensweisen und Entscheidungen können wichtige Erkenntnisse für zukünftige Projekte liefern.

Konkrete Maßnahmen ableiten

Aus relevanten Erkenntnissen können konkrete Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet werden. Diese lassen sich beispielsweise als Unteraufgaben der Aufgabe „Lessons Learned“ anlegen.

Dadurch werden aus den gesammelten Erfahrungen konkrete und nachverfolgbare Maßnahmen. Die Unteraufgaben können wie gewohnt weiterbearbeitet, Personen zugewiesen und bei Bedarf terminiert werden.

Wurde beispielsweise festgestellt, dass Abstimmungen im Projekt zu spät stattgefunden haben, kann daraus die Maßnahme „Projektkommunikation früher abstimmen“ entstehen.

Lessons Learned projektübergreifend nutzen

Damit dokumentierte Erfahrungen auch nach Projektabschluss nutzbar bleiben, empfiehlt es sich, Lessons Learned in verschiedenen Projekten möglichst einheitlich zu strukturieren und zu benennen. Entsprechende Aufgaben können dadurch später leichter wiedergefunden und bei vergleichbaren Projekten berücksichtigt werden.

Über die globale Suche in smenso können Aufgaben projektübergreifend gesucht und wiedergefunden werden. Besonders relevante Lessons Learned können so bei der Vorbereitung neuer Projekte erneut herangezogen werden.

Auf diese Weise dienen Lessons Learned nicht nur der Dokumentation eines abgeschlossenen Projekts, sondern unterstützen auch dabei, Erfahrungen in zukünftige Planungen und Vorgehensweisen einfließen zu lassen.

Best Practice

• Plane Lessons Learned bereits zum Projektabschluss ein und nicht erst, nachdem das Projekt archiviert wurde.
• Betrachte sowohl erfolgreiche Vorgehensweisen als auch Schwierigkeiten und Verbesserungspotenziale.
• Beziehe nach Möglichkeit unterschiedliche Projektbeteiligte ein, um mehrere Perspektiven auf den Projektverlauf zu erhalten.
• Formuliere Erkenntnisse so konkret, dass sie auch später noch nachvollziehbar und nutzbar sind.
• Leite aus relevanten Erkenntnissen konkrete Maßnahmen ab und berücksichtige sie bei zukünftigen Projekten.