Projekt verwalten: Projektstammdaten

In smenso kannst du Projekte mit allen relevanten Stammdaten anlegen und später jederzeit bearbeiten. Die Projektstammdaten helfen dir dabei, Projekte zu strukturieren, zu kategorisieren und sauber auszuwerten.
 

Projekt verwalten öffnen

Die Projektstammdaten findest du im Bereich Projekt verwalten. Es gibt drei Wege, diesen Bereich zu öffnen:

Überblick der Stammdaten

Im Bereich Stammdaten kannst du die wichtigsten Projektdaten pflegen. Standardmäßig stehen dir unter anderem folgende Felder zur Verfügung:

• Projektname
• Projekttyp (Bezeichnung anpassbar)
• Projektordner (Bezeichnung anpassbar)
• Startdatum
• Fälligkeitsdatum
• Projektleitung
• Ort (Bezeichnung anpassbar)
• Budget
• Beschreibung
• Projektziel
• Projektnutzen

Standard-Projektstammdatenfelder

Für die Standardfelder Projektordner, Projekttyp und Ort gibt es einen separaten Artikel. Dort wird beschrieben, wie du diese Felder umbenennen bzw. für einen anderen Zweck nutzen kannst:

Standard-Projektstammdatenfelder umbenennen

Projekte kategorisieren

Mit den Stammdatenfeldern, insbesondere mit gruppierbaren Feldern wie Projekttyp, Projektphase, Ort und Projektleitung, kannst du Projekte bereits einfach kategorisieren. Wenn du diese Felder umbenennen möchtest, findest du die Details im Artikel zu den Standard-Projektstammdatenfeldern.

Projektleitung festlegen

In den Projektstammdaten kannst du eine oder mehrere Personen als Projektleitung festlegen.

Öffne Projekt verwalten und gehe im Bereich Projektleitung auf das +-Symbol. Suche anschließend nach der gewünschten Person und wähle sie aus. Wiederhole den Schritt, um weitere Projektleiter hinzuzufügen.

Personen, die als Projektleitung hinzugefügt werden, werden automatisch für das Projekt berechtigt. Dadurch können sie auf das Projekt zugreifen und die Projektstammdaten bearbeiten. Eine zusätzliche manuelle Berechtigung der Projektleitung über die Zugriffsverwaltung ist dafür nicht erforderlich.

Labels und Flavors für erweiterte Strukturierung

Für fortgeschrittene Kategorisierungen werden in smenso Labels und Flavors verwendet. Damit kannst du deine Projektstammdaten schnell und flexibel erweitern.

Mit einem Label kannst du Projekten oder Aufgaben einen „Aufkleber“ geben. Ein Label hat genau einen Wert und eignet sich für klassische Kategorisierungen.

Flavors sind benutzerdefinierte Felder, die du beliebig benennen und mit beliebigen Werten ausprägen kannst. Zusammen mit Filter- und Auswertungsmöglichkeiten lassen sich damit viele Szenarien abbilden.

Beispiele für Labels und Flavors:

Labels anzeigen und hinzufügen

Um Labels direkt im Projekt zu pflegen, öffne Projekt verwalten und klicke auf Labels anzeigen.

Über das + kannst du ein Label auswählen und hinzufügen.

Flavors anzeigen und hinzufügen

Um Flavors direkt im Projekt zu pflegen, öffne Projekt verwalten und klicke auf Flavors anzeigen.

Über das + kannst du einen Flavor auswählen und hinzufügen.

Flavor-Gruppen anlegen

Flavors lassen sich in Gruppen strukturieren. Über Neue Gruppe kannst du eine weitere Gruppe hinzufügen, beispielsweise Sonstiges, und dort anschließend Flavors einsortieren.

Projekt beobachten

Über das Glocken-Symbol kannst du ein Projekt beobachten. Beim Beobachten erhältst du Benachrichtigungen zu Aktivitäten und Änderungen im Projekt.

Öffne dazu Projekt verwalten und klicke oben rechts auf die Glocke.

• Beobachten beginnen: Du fügst dich selbst als Beobachter hinzu.
• Beobachten beenden: Du entfernst dich wieder selbst aus der Beobachter-Liste.

Zusätzlich kannst du auch andere Personen oder Teams als Beobachter hinzufügen. Suche dazu nach der gewünschten Person bzw. dem Team und wähle den entsprechenden Eintrag aus.

Vorlagen anwenden und verwalten

Über das ✨-Symbol kannst du Vorlagen auf das Projekt anwenden oder den Vorlagenbereich öffnen, um Vorlagen zu verwalten. So lassen sich vordefinierte Inhalte schnell übernehmen und Projekte einheitlich strukturieren.

Öffne dazu Projekt verwalten und klicke oben rechts auf das ✨-Symbol. Anschließend kannst du eine Vorlage auswählen und anwenden oder in den Vorlagenbereich wechseln.

Zugriff verwalten

Über das 🔒-Symbol kannst du den Zugriff auf ein Projekt verwalten. Dabei legst du fest, wer in diesem Projekt aktiv mitarbeiten kann und wer das Projekt nur lesen darf.

Öffne dazu Projekt verwalten und klicke oben rechts auf das 🔒-Symbol.

• Beim Zugriff einschränken behalten Workspace-Admins (Volladministratoren) alle Rechte auf das Projekt.
• Du selbst bleibst im Projekt mit Vollzugriff.
• Personen, die in den Projektstammdaten als Projektleitung hinzugefügt werden, werden automatisch für das Projekt berechtigt. Eine zusätzliche manuelle Aufnahme über die Zugriffsverwaltung ist für diese Personen nicht erforderlich.
• Andere Teams oder Personen müssen bei eingeschränktem Zugriff manuell hinzugefügt werden, wenn sie Zugriff auf das Projekt erhalten sollen.
• Mit Beschränkung entfernen haben wieder alle im Workspace Vollzugriff auf das Projekt.

Weitere Optionen

Über das Dreipunkte-Menü (…) oben rechts stehen dir weitere Aktionen für das Projekt zur Verfügung:

• Projekt drucken: Öffnet die Druckansicht für das Projekt.
• Projekt-GUID kopieren: Kopiert die GUID des Projekts in die Zwischenablage.
• Flavorgruppen sperren: Sperrt die Flavorgruppen, sodass sie nicht mehr bearbeitet werden können.

Weitere Infos

Mehr zur Anlage von Projekten findest du im Artikel Projekte anlegen.

Häufige Fragen (FAQ)

Wo kann ich die Projektstammdaten bearbeiten?

Die Projektstammdaten findest du im Bereich Projekt verwalten. Dort kannst du unter anderem Projektname, Projekttyp, Projektordner, Termine, Projektleitung, Budget, Beschreibung, Projektziel und Projektnutzen pflegen.

Wie füge ich einen Projektleiter hinzu?

Öffne Projekt verwalten und wähle im Bereich Projektleitung das +-Symbol. Suche anschließend nach der gewünschten Person und wähle sie aus. Du kannst auch mehrere Personen als Projektleitung hinterlegen.

Erhält ein Projektleiter automatisch Zugriff auf das Projekt?

Ja. Personen, die in den Projektstammdaten als Projektleitung hinzugefügt werden, werden automatisch für das Projekt berechtigt und können die Projektstammdaten bearbeiten. Eine zusätzliche manuelle Berechtigung über die Zugriffsverwaltung ist dafür nicht erforderlich.

Wie kann ich den Zugriff auf ein Projekt einschränken?

Öffne Projekt verwalten und wähle oben rechts das 🔒-Symbol. Dort kannst du den Projektzugriff einschränken und festlegen, welche Personen oder Teams Zugriff auf das Projekt erhalten.

Welche Projektstammdaten sehen eingeschränkte Gäste nicht?

Personen mit der Rolle Eingeschränkter Gast sehen in den Projektstammdaten die Felder Budget, Beschreibung, Projektziel und Projektnutzen nicht.

Kann ich Standard-Projektstammdatenfelder umbenennen?

Ja. Die Bezeichnungen bestimmter Standardfelder wie Projektordner, Projekttyp und Ort können angepasst werden. Weitere Informationen findest du im Artikel Standard-Projektstammdatenfelder umbenennen.

Kann ich eigene Felder zu den Projektstammdaten hinzufügen?

Ja. Mit Flavors kannst du die Projektstammdaten um benutzerdefinierte Felder erweitern. Zusätzlich kannst du Labels verwenden, um Projekte zu kategorisieren.

Kann ich Flavors in den Projektstammdaten gruppieren?

Ja. Über Neue Gruppe kannst du eigene Flavor-Gruppen anlegen und die verwendeten Flavors darin strukturieren, beispielsweise nach Allgemein, Finanzen oder Sonstiges.

Wie kann ich Benachrichtigungen zu einem Projekt erhalten?

Über das Glocken-Symbol in Projekt verwalten kannst du das Projekt beobachten. Du kannst dich selbst sowie weitere Personen oder Teams als Beobachter hinzufügen.